建設部秘書官 ＠ ホーチミン市 - Tm-dv Sao Nam An

1. 経営全般のサポート
- TCの部門長/副部門から割り当てられたプロジェクトを受け取ります
- 財務部門の要求事項および社内規定を絶対に遵守します。
- TC の部門長/副部門をサポートして、割り当てられたプロジェクトを計画、実施、監視し、会社と顧客の間の契約で約束された品質と進捗を確保します。
- プロジェクト メンバーが最善の方法でタスクを完了できるようにサポートし、条件を作成します (プロジェクト メンバー: 指揮官、チーム リーダー、従業員、または下請け業者がいる場合)。
- 顧客と協力して管理下のプロジェクトに関連するタスクを解決するために、TC の部門長/副部門または指揮官をサポートします。
- プロジェクトの進捗、品質、財務に影響を与える主観的または客観的な事件、危険、リスクを上司に報告します。
・社内規定に従ってプロジェクト情報を報告する。
- プロジェクトのコストを定期的に更新し、会社に報告します。
・プロジェクト終了時に関係部署に書類を引き渡す。
- 利益を集計し、プロジェクトメンバーへの報酬を提案します。
- 会社が発行した手順を絶対に遵守します。
・異動や退職の際には、管理しているプロジェクト情報を引き継ぎ先へ完全に引き継ぎます。
- 従業員が会社の方針/規則/規則/手順/規則に従うことを奨励し、部門の活動が規則/規則/手順/規則の承認された体制に従って確実に実行されるようにします。
- チームスピリットを促進し、部門のタスクと目標を確実に適切に実行します。
- TC の部門長/副部門および総取締役会の規定と要件を部門のスタッフに知らせ、伝達します。
- 顧客情報の受信と処理を確実にし、文書を正確に作成し、効果的な顧客ケアを提供します。
2. 関連業務 施工管理
- プロジェクト構築に関連する TC の部門長/副部門のサポート業務を実行します。
- プリセールスおよびセールス部門と連携して、新規設置プロジェクトの見積もりを確認します: 契約合意書に従って、賃金、労働量、補助資材のパッケージ/建設の進捗状況。
- 建設チームがプロジェクトに参加するための法的手続きと書類を完成させるために顧客に連絡します: 建設登録リスト、資格、ID カード/CCCD、安全証明書、建設管理委員会の任命決定の決定 ID カード、バッジ...
- 人事管理部門と連携して、傷害保険および建設保険に加入します。
- 各プロジェクトにおける財務部門の作業の進捗状況を定期的に更新し、プロジェクトを担当する事業者に進捗状況を知らせるよう通知します。
- プロジェクトの労働力を監視および集計し、TC 部門の責任者に毎週報告します (見積もりを超過しないようにします)。
- 前払いの見積もり、プロジェクトコストの確認: 建設管理 + IT + プリセールス部門。追跡ファイルに入力し、確認のために関連部門に送信します。
- 毎月またはプロジェクトごとに建設と会計の進捗状況を調整します。
- 実際の支払いと比較して、契約に基づく労働力を確認します（超過/超過しない） -> 販売前のイニシャル -> 会計士のチェック。
- プロジェクトを実行する際に、財務部門のスタッフにすべての情報と顧客からの確認をジョブ転送フォームに記入するよう確認し、リマインドします。
- プロジェクト全体の追加材料のコストを追跡 -> 提出する前に確認します。
- TC 部門が顧客に直接販売する新しい設置注文をサポートします: 注文、発送、受領、請求書の発行。
- 契約書を準備し、財務およびプリセールス部門の責任者がレンタル価格を確定した後にレンタル価格を確認し、合意されたスケジュールに従ってレンタル料金の支払いを監視します。
- 新規設置プロジェクトの時間管理: 建設 + IT -> プロジェクトの最終概要 -> 損益計算の会計処理。
- TC 部門の責任者をサポートして、新規インストール、T&C パッケージを含む商品供給契約のインストール/保証、またはソフトウェア エラーを修正するための見積もりに関する情報を確認し、請求書を発行します。
・当社の購買プロセスに基づき、案件ごとに資材・物品の購入提案手続きを行います。
- 情報受信担当：チェーン顧客に加え、他のプロジェクト顧客や小売顧客の保証、保守、修理（見積書、契約書、請求書、債務）。
- 電子メール、viber、zalo を定期的にチェックして情報を受け取り、作業の進捗状況を更新し、建設チームからの建設現場でのチェックイン/チェックアウト時間を記録して、迅速なサポートと解決策の計画を立てます。
- コンポーネント、消耗品、機器などの販売からの収益を集計し、財務部門の手数料を計算します。
- 建設チームが建設工事の支払い手続きを実行できるようサポートし、指導します。
・財務部門への支払い手続き
- 規定に従って TC 部門の記録を保管します。
・当社規定に基づき工事・決済手続きを行います。
- 社内規定に従って勤務報告制度を実施します。
- 当社の要請に応じて、定例会議または臨時会議に参加します。
- 財務部門長および取締役会によって割り当てられたその他のタスクを実行する